Каждый Дон Кихот воюет с ветряными мельницами, а каждый дизайнер воюет с неправильными подписями в письмах

О чем речь

Многие из вас видели что-то такое:

или такое:

иногда даже такое:

иногда встречается и такое:

Эти подписи на шкале хорошо-плохо где-то между «плохо» и «полная катастрофа». Мой пост о том, как делать правильно.

Почему это важно

Подпись — такая же неотъемлемая часть письма, как тема, письмо и вложения. Все вместе они влияют на восприятие письма, создают определенную тональность и что-то сообщают об адресанте. Неудачная подпись может испортить впечатление от очень внимательно написанного письма, поэтому на неё нужно обращать не меньшее внимание, чем на само письмо.

Хорошая и плохая подпись

Я уверен, что для подписи в личных письмах достаточно имени и фамилии, а иногда и просто имени. Все нижеперечисленное относится к рабочей переписке, где не всегда можно обойтись только именем и фамилией.

Я бы ориентировался вот на такие моменты:

1. Подпись должна быть на языке ваших адресатов
   Если пишете на английском — подпись на английском, пишете на русском — подпись на русском. Никаких Best regards и Senior Java Developer в русскоязычной переписке.
2. Сначала имя, потом фамилия
   Писать наоборот, — сначала фамилию, а потом имя — очень формальный стиль. К нему хочется сразу дописать и отчество. Само имя пишите так, как вас следует называть. Внимательные люди будут называть именно так как написано: Света, Даниил, Ася, Маргарет, Митя, Наталия. (см. Не ошибаться в именах)
3. В подписи не должно быть очевидного
   Не надо подписывать, что mike.ozornin@gmail.com — это эл. почта, знак @ однозначно говорит: «Это — адрес электронной почты». Да и вообще сам адрес эл. почты вообще не нужно писать, он же вот, перед глазами у адресата.
   Если сайт расположен на том же домене, что и электронная почта, то его тоже можно не указывать. Ваши читатели не глупые и поймут, что у компании с почтой mozornin@ptsecurity.com сайт ptsecurity.com. В некоторых компаниях принято перечислять все сайты в подписи сотрудников, не надо так.
   Если без сайта никак нельзя обойтись, тогда из ссылки нужно хотя бы убрать http:// и www.
4. Телефон — только личный
   Если указываете телефон, то только мобильный или городской с добавочным, общий телефон компании лучше не указывать.
   Факс тоже лучше не указывать.
5. Без «С уважением»
   Ваши адресаты чувствуют, что вставка в подпись каждого письма «С уважением» не имеет ничего общего с уважением. Вместо этого штампа лучше проявить настоящее уважение и написать удобное для читателя письмо: сформулировать говорящую тему, написать короткое структурированное письмо, ввести в курс дела, приложить все ссылки и файлы, а также явно указать, что вы от человека хотите.
6. Указывать понятную должность
   Очень часто в подпись вставляют должность адресанта, само по себе это не проблема. Однако иногда должность человека неговорящая: специалист, инженер, оператор. В этом случае лучше дополнить формальную должности реальной ролью: Старший специалист → Старший инженер поддержки, Менеджер продукта → Менеджер Яндекс-карт».
7. Не указывать и должность, и отдел
   Нужно стараться не увеличивать подпись без необходимости и указывать что-то одно: или должность, или отдел. Часто можно совместить отдел и должность: вместо длинной комбинации «Отдел технологий разработки + инженер» написать «devops-инженер».
8. Не нужно писать всю оргструктуру
   Если вам нужно указать отдел, то не нужно указывать всю организационную структуру до своего отдела включительно:
   Группа разработки систем машинного обучения
   Отдел перспективных технологий
   Департамент исследований и разработки
9. Не нужно рекламы почтовых программ и устройств
   Подпись — это часть вашего письма, не оставляйте в ней «Отправлено с моего айфона» или «Отправлено из AquaMail для Андроида
   http://www.aqua-mail.com».
   На самом деле продакт-менеджеры мобильных почтовых клиентов повышают свои метрики и зарабатывают свою премию за счет ваших писем и ваших читателей. Для читателей такая подпись выглядит то ли как хвастовство «Смотри, у меня новый айфон», то ли как неуважение «Мне лень потратить одну минуту на настройку подписи».

10. Никакого форматирования
    Форматирование привлекает слишком много внимания к подписи и отвлекает от письма. Лучше не использоваться в подписи курсив, полужирное начертание, подчеркивание, выделение цветом, в том числе бледно-серым. Кажется, что бледно-серый приглушенный и его не будет видно, на самом же деле любое изменение цвета видно само по себе. См. иллюстрацию на полях.
    Хуже всего выглядит яркий красный текст.
11. Никаких картинок или логотипов
    Не нужно вставлять логотипы компании, продуктов, конференций и митапов, красивые кнопки подписки, логотипы социальных сетей. Как и форматирование картинки привлекают слишком много внимания к письму, а кроме этого могут ещё и сломаться, будет совсем некрасиво (см. Переверстка: письмо из Пикпоинта).
12. Подпись отделяется от письма двумя пустыми строками
    Подпись достаточно отделить пустым место, без всяких линий и черточек. В технологических компаниях существуют люди, которые знают про RFC на эл. почту, где написано, что подпись отделяется двумя дефисами и пробелом. Я бы с ними не спорил.

Но вообще, даже в корпоративной подписи обычно достаточно имени с фамилией и изредка должности.

Ссылки в тему

В вопросе подписей писем очень много мифов и плохих традиций. Я собрал ещё немного авторитетных мнений про подписи:

О том, как я перестраховываюсь в вопросах имен, чтобы никого случайно не обидеть. Вот на что я обращаю внимание:

Фамилия, образованная от имени

Есть фамилии, которые напрямую образованы от имени: Иванов, Петров, Ильяхов, Михайлов, Сергеев. Если я вижу такую фамилию, я включаю режим параноидальной внимательности. Таким людям часто пишут с ошибками, я не хочу быть очередным невнимательным.

Имена-паронимы

Есть похожие имена: Мария-Марина, Данила-Данил-Даниил, Артём-Артемий, Лена-Алёна-Алина, Ильдар-Эльдар, Илья-Ильяс. Если я вижу такое имя, я тоже включаю режим параноидальной внимательности.

Форма написания имени

Некоторые имена можно написать по-разному, например, бывает и Наталья, и Наталия. В речи ошибку вряд ли услышат, а при написании важно не ошибиться.

Неожиданные короткие формы

На самом деле нет ни никакой проблемы сказать «Привет, Маргарита», и сразу спросить, можно ли «Рита». Но если по каким-то причинам мне нужно из полного имени нужно обязательно сделать короткое, я никогда не выпендриваюсь и не сокращаю непривычно и неожиданно.

Я стараюсь не сокращать Маргариту до Марго по своей инициативе, но если она сама назвалась Марго, то её нужно называть ровно так, отныне никакой Риты.

Уменьшительно-ласкательные формы

Я стараюсь никогда не использовать уменьшительные сокращения имен: Андрюша, Танюша, Игорюша, Олежа, Ириша. Особенно, когда Игорюша старше тебя вдвое, а Андрюша ростом два ноль пять.

Знаю людей, которые за Дюшу сразу хотели дать в бубен.

Панибратские формы

Я стараюсь никогда не использовать панибратские формы имён для малознакомых людей и коллег: Димон, Никитос, Игорян, Михан, Мишган, Диса (это Денис, кто не знает), Настюха, Катюха.

Да даже Илюхой я позволяю себе называть ровно одного Илюху — брата.

P. S. Зачем я пишу этот пост, ведь Ильяхов написал про это главу в книге Новые правила деловой переписки? Не все мои читатели читали книгу, да и сам Максим разрешил повторяться.

Зачем писать в начале письма +mozornin и прочие заклинания

Этот пост актуален для тех, кто работает в больших компаниях (100+ человек) и у кого много длинной переписки в почте. Если коллег у вас двое-трое, то пост вряд ли будет полезным.

В чем проблема

Революция слака до меня ещё не дошла, у меня всё ещё много рабочей почты, — на работе это основной способ коммуникации.

В компаниях часто возникает особый жанр — почтовый тред. В почтовом треде есть особенность — каждый участник норовит кого-нибудь туда добавить: разработчика, дизайнера, технического писателя. И вообще каждый из участников в случае чего норовит добавить своего линейного руководителя (извини, ничего личного, просто на всякий случай).

Понять кто когда кого добавил — невозможно

Возникают вечные вопросы:

• А Вася тут есть? О, есть, — отлично, а давно? Кто и когда его добавил?
• Алярм! В переписке представитель клиента, сколько он уже с нами? Какой баклан его добавил?
• Так, а почему Алена не отвечает? Как её нет? Куда она пропала, была же?

Решение

Кто-то в Яндексе придумал для этой проблемы решение, которое почему-то не прижилось вне Яндекса.

Решение: писать +mozornin, если добавляем его к переписке, и −mozornin, если убираем

Это добавление полезно всем:

• участникам — строка +mozornin явно говорит: изменился список участников, будьте внимательны
• добавляемому — в этот момент ему расскажут, что от него хотят

Правило простое и очевидное, вот как его применять:

Еще момент добавления человека через плюс лучше всего подходит, чтобы объяснить ему, что происходит. Уверен, не я один ненавижу, когда добавляют в тред из 20 писем без комментария.

Предлагаю всем, кому показалось полезно, начать применять прием

Прав тот, кто скажет, что этому давно пора научиться почтовым программам, что это их работа. Но пока они не умеют, люди вынужденно делают их работу.

Upd: Игорь в комментариях справедливо напомнил, что Джимейл это умеет. Вот как выглядит:

Зал славы

Предлагаю записать те компании, кто молодец и пишет так:

1. Яндекс

Если вы в компании, студии или бюро используете, напишите любым удобным способом, я вас добавлю.

TL;DR: Используйте в почте минимум форматирования, оно всё сломается

О чем речь

Речь идет про компании, в которых много переписки в почте. Некоторые люди привыкают к ворду и пишут такие же сложные по форматированию письма: вставляют в тело письма картинки, используют многоуровневые нумерованные списки и многоуровневое цитирование.

Особый шик — со словами «ответил по месту» навставлять в разные места исходного письма своих комментариев, раскрасив их каким-то цветом. Другой человек со словами «тоже ответил по месту» добавит к каждому покрашенному тексту свой, и расставит своих комментариев ещё где-то. На третьем человеке письмо превращается в новогоднюю елку.

Пока все адресаты используют один и тот же почтовый клиент, проблемы обычно нет. Но рано или поздно менеджеры подключают в переписку дизайнера на маке и разработчика на линуксе.

— Бдыщь!

В этот момент всё форматирование теряется. Никто не понимает почему в соседних абзацах противоположные мысли (сломался «ответ по месту»). Никто не может найти пункт 7.2, — в письме нет ни одной цифры (пропал нумерованный список).

Почему так происходит

Все это происходит из-за разных почтовых программ. Даже если упростить всё до ситуации, что письма отправляются только внутри одной компании, у которой почтовый сервер Microsoft Exchange и на всех компьютерах с Microsoft Windows установлен Microsoft Outlook, то будет как-то так:

Это я написал только почтовые программы, которыми сами хотя бы раз пользовался. Представьте, как на самом деле?

Ещё стоит учитывать, что Outlook для виндоуза, мака, браузера, андроида и айфона — это пять разных программ, которые показывают письма по-своему.

Что делать

Предполагайте, что в вашем письме сломается всё форматирование. Пишите письмо так, чтобы оно осталось понятным, даже когда от него остался только неформатированный текст.

Вот шпаргалка:

Вот ещё Илью Бирмана почитайте: Вёрстка неформатированного текста

Коротко: не посылайте ссылок без комментариев

Не знаю как у вас, но у меня дофига чатов по работе (да и не только по работе). И вот такое вот очень раздражает:

Проблема здесь в том, что к ссылке нет никакого комментария. В ссылке без комментария есть несколько проблем.

Проблема 1: непонятно, что по ссылке

По урлу не всегда понятно, что там. Хорошо, если урлы говорящие и можно хотя бы примерно понять, что там:

Проблема 2: ссылка без комментария часто опасна

Ссылка без комментария может быть ещё и опасной. Когда уводят пароль от скайпа или другого мессенджера, боты шлют обычно только ссылки, без комментария.

Перед тем как нажать на ссылку без комментария (особенно но сокращённую) я свяжусь с человеком и уточню, он ли это послал. Если бы был комментарий, этим заниматься бы не пришлось.

Чтобы собеседники не думали, что вас взломали, добавляйте комментарий.

Проблема 3: непонятно, зачем это смотреть

Даже если человек ткнет в ссылку, неясно, что хотел сказать автор. Вот, например, как меняется ссылка в зависимости от комментария.

mikeozornin.ru/blog/all/share-and-shame

• Ребята, прочитайте, пожалуйста. С понедельника за неправильные ссылки начисляется −5 баллов в карму.
• Игорян, смотри. Вот ведь бывают зануды, лучше бы делом занялись.
• Помнишь, я тебе говорил про говношаринг? Вот что я имел ввиду.
• FYI: Я пост даже не читал, но там что-то про этикет, вдруг тебе в подборку подойдет.

artlebedev.ru/laws-of-the-future

• Зацени какая красота.
• И это называют дизайном. Да я так тоже за сто тысяч смогу.
• Смотри, брутализм может выглядеть не уродски. Давай попробуем вернуться в проекте ХХХ к варианту с брутализмом?
• Посмотри на проект внимательно, с виду полное отсутствие дизайна, а на самом деле со всеми дизайн-правилами все хорошо.
• Изучи, пожалуйста, проект, разбери на запчасти и примеры, примеры микроверстки сохрани на общую доску пинтереста.

Проблема 4: шарят, не читая

Часто к ссылке без комментария добавляется то, что посылающий ссылку статью не читал. В итоге получается такой диалог:
— ux.pub/podborka-sketch-plaginov-dlya-navedeniya-poryadka-v-vashem-dizajne/
— О, какие посоветуешь оттуда?
— Не знаю, я не смотрел
— ¯\_(ツ)_/¯

Чтобы такого не было, всегда нужно явно писать, если ссылку не читал.

На что ещё обратить внимание

Если не знаете, что написать в комментарии, то так и напишите: «Я детально не вчитывался, но мне показалось, что тебе может быть интересно».

Если даете ссылку на чей-то блог или блог компании, лучше написать, почему стоит их слушать. Хотя бы одно предложение. Этот кто-то или компания могут быть известны вам, но не известны за пределами вашей дизайнерской, редакторской, программистской или другой тусовочки.

Саму ссылку и комментарий лучше послать двумя разными сообщениями. Вашему собеседнику так будет удобней скопировать ссылку. Из отдельного сообщения её получить обычно проще, чем вырезать из сообщения.

Причем речь не просто про канал (спросили в почте, ответил в почту), но и про способ (ответить на письмо, а не написать новое письмо).

Написать новое письмо вместо ответа — сделать неудобно собеседнику:

• собеседнику придется потратить больше времени на погружение, ведь истории не будет перед глазами;
• переписка порвется, человеку позже будет сложней искать письма;
• если у собеседника стоит флажок на старое письмо (чтобы не забыть), новое письмо останется без флажка.

Про чаты у меня есть ещё пунктик: зареплаили — отвечу реплаем, заменшенили меня — меншеню в ответ, если написали просто так, то и я отвечу просто сообщением.

Шпаргалка:

Бывает так, что иногда удобней отцепить обсуждение отдельно от общей ленты. Так можно. В этом случае нужно объяснить участникам новой ветки, почему обсуждение отдельно, обсудить, а итоговый результат кинуть в общий чат или тред.

Иконки на обложке из набора 365 Сергея Чикина. Очень удобно: взял иконку, написал текст и обложка готова.

Что у тебя с загрузкой на этой неделе?
Во сколько завтра будешь в офисе?
Какие планы на вечер пятницы?

Лично я, когда слышу подобные вопросы, думаю о единственно правильном ответе на такие вопросы:

Не твоё дело!

К сожалению, этот ответ откровенно хамский. Лично мне, вроде бы, удается последнее время не хамить и не сваливаться в нравоучения каждый раз. Но если задавать вопросы корректно, всем будет спокойней.

Все дело в том, что эти невинные с виду вопросы нарушают границы другого человека. Это его дело, во сколько ему быть в офисе (если вы с ним не договорились) и что он делает в пятницу после работы.

Скорей всего, собеседник поймет, что вы имели ввиду. Скорей всего, собеседница не подумает, что вы специально лезете в её личную жизнь. Но им обоим все равно может быть некомфортно, а после вопроса останется неприятный осадок. И конечно, вам об этом никто не скажет.

Обычно такие вопросы очень легко переделать так, чтобы сохранить границы не тронутыми:

Мне помогают вот такие простые правила:

После соблюдения границ останутся уважение, право на нет и другие вещи. Об этом как-нибудь потом.

Заодно прочитайте пост Жени Арутюнова как быть нормальным.

Тот, кто прислал вам эту ссылку, считает, у вас трудности с этикетом. На этой странице тест, который поможет узнать в чем у вас проблемы.

Как отвечать на тест

В вопросах может быть несколько правильных ответов.

Смотрите на каждый ответ отдельно, задавайте себе вопрос «Норм или не норм?». Если норм — отмечайте галочку, даже если рядом есть другой правильный ответ или даже более правильный ответ.

Чтобы пост про этикет было проще усвоить я подготовил тест. Тест очень субъективный и может не совпадать с вашим чувством правильного. Воспринимайте его как сверку приборов.

Как отвечать на тест

В вопросах может быть несколько правильных ответов.

Смотрите на каждый ответ отдельно, задавайте себе вопрос «Норм или не норм?». Если норм — отмечайте галочку, даже если рядом есть другой правильный ответ или даже более правильный ответ.

Если заметили ошибку, напишите на почту mike.ozornin@gmail.com или в комментарии.

Чтобы отправить коллегам используйте эту страницу, или вторую: Сударь, вы хамло!

В дополнение к человеческому и офисному этикету. Я писал про уместность и частоту здорования, но обошел стороной электронные средства.

Главный принцип: здороваться только при начале коммуникации — это может быть рабочий день в офисе, серия звонков, тред в письмах, переписка в мессенджере. При продолжении той же коммуникации уже можно не здороваться. Если не видно явного начала новой коммуникации, значит продолжается предыдущая. В эл. почте, телеграме и смс переписка одна коммуникация растягивается на неделю, часто непонятно где её начало, а где конец.

Здороваться:

• в электронной почте: при начале новой переписки или если вас к ней подключают (в этом случае ещё будет полезный акцент, что вы только подключились),
• при звонке по телефону,
• в смс и месседжере: при первом сообщении человеку или если прошлое сообщение было очень давно.

Не стоит:

• в каждом ответе на каждое письмо — это как здороваться перед каждой новой фразой в устном диалоге: глупо и смешно,
• в письме, если сообщение по формату больше похоже на смс или мессенджер,
• при повторном звонке «ой, слушай, я тут ещё забыл».

В общих чатах, где постоянно так или иначе кто-то пишет, можно здороваться только когда вас туда добавляют.

Нет ничего зазорного в том, что поздороваться с кем-то повторно, а вот запоминать с кем уже здоровался, а с кем нет — признак навязчивых состояний. Я знаю о существовании людей, которые даже проводят контроль четности: нельзя поздороваться за руку второй раз за день, ведь это значит попрощаться — придётся сразу здороваться третий раз. Не тратьте на это время и свою память на это.

На приветствия и расшаркивания собеседники тратят время, чем быстрей средство коммуникаций, тем меньше нужно этих расшаркиваний.

Что думаете? Как здороваетесь в эл. средствах вы?

Все посты про этикет: http://mikeozornin.ru/blog/tags/etiket/.