Частенько я получаю письма, для ответа на которые нужно что-то вспоминать, искать, смотреть в прошлых письмах, чатах или вики. Отвечать на них не хочется, всегда невольно тяну до последнего.

Рассказываю о принципе, помогающем написать письмо, на которое легко и приятно отвечать.

Принцип звучит так:

В письме уже есть всё нужное

В любом письме всегда должно быть всё, что может понадобиться адресату: ссылки, документы, напоминания, история вопроса. Представьте, что у него перед глазами есть только письмо, нет архива переписки, истории чата, доступа в вики, ноушену или гугл-доксу. Будет ли ему удобно ответить на вопрос или принять решение? Сможет он вообще ответить на письмо?

Приведу несколько примеров из жизни. Я убрал из них реальные имена (кроме своего), задачи, комментарии и ссылки.

Напомнить о долге

Моя реакция была примерно такая: ну офигеть, «говорят», кто говорит? Какие долги, где вообще что искать? Ок, пойду спрошу Лену, она отправит к Васе, Вася — к Насте, Настя к Леше. Если потрачу целый день, то узнаю.

Внес исправления, нужно попросить посмотреть снова

Да, не хватало только ссылки, все остальное в сообщении было ок. Напоминать замечания в письме было не обязательно, они все были комментариями к документу.

Создать встречу

Во время встречи адресат откроет заметки ко встрече, увидит там «Письмом кину ссылки» и будет мучительно искать это письмо где-то в архиве.

Сообщить об том, что изменения в макеты внесены

Добавить кого-то в переписку

Самые эпичные примеры обычно именно с добавлением в переписку. Человека добавляются в тред из 20 писем, он видит эту огромную переписку, непонятно, что читать, а что нет, непонятно, что спрашивают, непонятно когда. В итоге он просто хочет под одеялко.

Вместо заключения

Да, писать так муторно.
Да, писать так долго.
Да, если адресату нужно что-то от меня, он все это найдет сам.

На самом деле, писать так в ваших же интересах: сделайте адресату удобно и он быстро ответит на ваше письмо. Другие письма проигнорирует, потому что они плохие, а на ваше ответит первым, потому что легко.

Ссылки по теме

• Совет Василия Половнёва bureau.ru/soviet/20190307
• Книга «Новые правила деловой переписки», Максим Ильяхов, Людмила Сарычева
• Константин Коломеец про помощь в принятии решений: Интранет и скорость принятия решений
• Женя Арутюнов про принцип «Всегда с мобилы»

Расскажу о своих заскоках: почему я стараюсь не использовать слово «странный»

Что случилось

Иногда встречаю, когда говорят %что-нибудь% — странное: в макете какая-то странная верстка, в подвале между кнопками странный отступ, мне клиент написал странное письмо.

В зависимости от ситуации странный может означать:

• Макет откровенно плохой, но я не хочу говорить «плохой», чтобы не обидеть.
• Меня что-то смущает, но мне лень разобраться, что же именно.
• От меня ждут какой-то отзыв, а я так и не посмотрел, вот вам типа нейтральный, но фидбек.

В чем проблема

Говорить странный без уточнения этой самой странности — неуважительно по отношению к слушателю. Уважительно — разобраться в себе, понять что не так, и сформулировать более предметно: в макете меня смущает вот это и вот это, поэтому и поэтому. Но это сложнее, чем просто написать странный.

Понятно, что внимательный собеседник спросит и раскопает суть, но зачем заставлять его это делать. Да и на докапывание до сути будет потрачено лишнее время.

Что делать

Я сам позволял себе говорить и писать так. Но с некоторых пор стараюсь отлавливать в себе такое поведение (до сих пор не могу избавиться).

В письменной речи мне это дается ощутимо проще, чем в устной. Одно время у меня была автозамена в macOS странный → странный !!!ALARM!!!, чтобы при использовании слова я его замечал. Однако она продержалась совсем недолго, — она больше мешала, чем помогала. Сейчас я просто как-то научился замечать это в письменной речи, стирать и сразу переписывать по-нормальному.

Вот мой алгоритм:

• заметить странный,
• понять, что же такое меня смущает,
• детально описать, что не так, а странный не писать.

В случае, если дедлайн поджимает, а понять и сформулировать странность не успеваю:

• Заметить странный.
• Извиниться, что я пишу без пояснения, пообещать вернуться с ними.

— Например: Меня почему-то смущает верстка в макете %name%, в блоках %block-name-1% и %block-name-2%, я не могу понять почему. Я не успею понять что же меня смущает: мы договорились, что я дам ответ сегодня.

• Я понимаю, что тебе сложно сделать с моим фидбеком «странная верстка». Прости меня за то, что так пишу. Давай я пойму, что меня смущает, и вернусь к тебе через два дня.
• Что скажешь?
• Поставить напоминание, записать в тудушку или календарь, попросить секретаря напомнить.
• Детально описать, что не так, не забыть вернуться и обсудить.

Вот табличка для привлечения внимания к посту:

Каждый Дон Кихот воюет с ветряными мельницами, а каждый дизайнер воюет с неправильными подписями в письмах

О чем речь

Многие из вас видели что-то такое:

или такое:

иногда даже такое:

иногда встречается и такое:

Эти подписи на шкале хорошо-плохо где-то между «плохо» и «полная катастрофа». Мой пост о том, как делать правильно.

Почему это важно

Подпись — такая же неотъемлемая часть письма, как тема, письмо и вложения. Все вместе они влияют на восприятие письма, создают определенную тональность и что-то сообщают об адресанте. Неудачная подпись может испортить впечатление от очень внимательно написанного письма, поэтому на неё нужно обращать не меньшее внимание, чем на само письмо.

Хорошая и плохая подпись

Я уверен, что для подписи в личных письмах достаточно имени и фамилии, а иногда и просто имени. Все нижеперечисленное относится к рабочей переписке, где не всегда можно обойтись только именем и фамилией.

Я бы ориентировался вот на такие моменты:

1. Подпись должна быть на языке ваших адресатов
   Если пишете на английском — подпись на английском, пишете на русском — подпись на русском. Никаких Best regards и Senior Java Developer в русскоязычной переписке.
2. Сначала имя, потом фамилия
   Писать наоборот, — сначала фамилию, а потом имя — очень формальный стиль. К нему хочется сразу дописать и отчество. Само имя пишите так, как вас следует называть. Внимательные люди будут называть именно так как написано: Света, Даниил, Ася, Маргарет, Митя, Наталия. (см. Не ошибаться в именах)
3. В подписи не должно быть очевидного
   Не надо подписывать, что mike.ozornin@gmail.com — это эл. почта, знак @ однозначно говорит: «Это — адрес электронной почты». Да и вообще сам адрес эл. почты вообще не нужно писать, он же вот, перед глазами у адресата.
   Если сайт расположен на том же домене, что и электронная почта, то его тоже можно не указывать. Ваши читатели не глупые и поймут, что у компании с почтой mozornin@ptsecurity.com сайт ptsecurity.com. В некоторых компаниях принято перечислять все сайты в подписи сотрудников, не надо так.
   Если без сайта никак нельзя обойтись, тогда из ссылки нужно хотя бы убрать http:// и www.
4. Телефон — только личный
   Если указываете телефон, то только мобильный или городской с добавочным, общий телефон компании лучше не указывать.
   Факс тоже лучше не указывать.
5. Без «С уважением»
   Ваши адресаты чувствуют, что вставка в подпись каждого письма «С уважением» не имеет ничего общего с уважением. Вместо этого штампа лучше проявить настоящее уважение и написать удобное для читателя письмо: сформулировать говорящую тему, написать короткое структурированное письмо, ввести в курс дела, приложить все ссылки и файлы, а также явно указать, что вы от человека хотите.
6. Указывать понятную должность
   Очень часто в подпись вставляют должность адресанта, само по себе это не проблема. Однако иногда должность человека неговорящая: специалист, инженер, оператор. В этом случае лучше дополнить формальную должности реальной ролью: Старший специалист → Старший инженер поддержки, Менеджер продукта → Менеджер Яндекс-карт».
7. Не указывать и должность, и отдел
   Нужно стараться не увеличивать подпись без необходимости и указывать что-то одно: или должность, или отдел. Часто можно совместить отдел и должность: вместо длинной комбинации «Отдел технологий разработки + инженер» написать «devops-инженер».
8. Не нужно писать всю оргструктуру
   Если вам нужно указать отдел, то не нужно указывать всю организационную структуру до своего отдела включительно:
   Группа разработки систем машинного обучения
   Отдел перспективных технологий
   Департамент исследований и разработки
9. Не нужно рекламы почтовых программ и устройств
   Подпись — это часть вашего письма, не оставляйте в ней «Отправлено с моего айфона» или «Отправлено из AquaMail для Андроида
   http://www.aqua-mail.com».
   На самом деле продакт-менеджеры мобильных почтовых клиентов повышают свои метрики и зарабатывают свою премию за счет ваших писем и ваших читателей. Для читателей такая подпись выглядит то ли как хвастовство «Смотри, у меня новый айфон», то ли как неуважение «Мне лень потратить одну минуту на настройку подписи».

10. Никакого форматирования
    Форматирование привлекает слишком много внимания к подписи и отвлекает от письма. Лучше не использоваться в подписи курсив, полужирное начертание, подчеркивание, выделение цветом, в том числе бледно-серым. Кажется, что бледно-серый приглушенный и его не будет видно, на самом же деле любое изменение цвета видно само по себе. См. иллюстрацию на полях.
    Хуже всего выглядит яркий красный текст.
11. Никаких картинок или логотипов
    Не нужно вставлять логотипы компании, продуктов, конференций и митапов, красивые кнопки подписки, логотипы социальных сетей. Как и форматирование картинки привлекают слишком много внимания к письму, а кроме этого могут ещё и сломаться, будет совсем некрасиво (см. Переверстка: письмо из Пикпоинта).
12. Подпись отделяется от письма двумя пустыми строками
    Подпись достаточно отделить пустым место, без всяких линий и черточек. В технологических компаниях существуют люди, которые знают про RFC на эл. почту, где написано, что подпись отделяется двумя дефисами и пробелом. Я бы с ними не спорил.

Но вообще, даже в корпоративной подписи обычно достаточно имени с фамилией и изредка должности.

Примеры хорошей подписи

Вот несколько примеров, которые я считаю допустимыми.

Для совсем небольшой команды:

Михаил Озорнин

Для большой компании с множеством проектов:

Михаил Озорнин
Дизайнер в проекте Apple Don’t Watch

Подпись для тех, кто часто пишет наружу:

Михаил Озорнин
Руководитель пресс-службы Apple Russia
моб: +7 999 999-99-99

Ссылки в тему

В вопросе подписей писем очень много мифов и плохих традиций. Я собрал ещё немного авторитетных мнений про подписи:

О том, как я перестраховываюсь в вопросах имен, чтобы никого случайно не обидеть. Вот на что я обращаю внимание:

Фамилия, образованная от имени

Есть фамилии, которые напрямую образованы от имени: Иванов, Петров, Ильяхов, Михайлов, Сергеев. Если я вижу такую фамилию, я включаю режим параноидальной внимательности. Таким людям часто пишут с ошибками, я не хочу быть очередным невнимательным.

Имена-паронимы

Есть похожие имена: Мария-Марина, Данила-Данил-Даниил, Артём-Артемий, Лена-Алёна-Алина, Ильдар-Эльдар, Илья-Ильяс. Если я вижу такое имя, я тоже включаю режим параноидальной внимательности.

Форма написания имени

Некоторые имена можно написать по-разному, например, бывает и Наталья, и Наталия. В речи ошибку вряд ли услышат, а при написании важно не ошибиться.

Неожиданные короткие формы

На самом деле нет ни никакой проблемы сказать «Привет, Маргарита», и сразу спросить, можно ли «Рита». Но если по каким-то причинам мне нужно из полного имени нужно обязательно сделать короткое, я никогда не выпендриваюсь и не сокращаю непривычно и неожиданно.

Я стараюсь не сокращать Маргариту до Марго по своей инициативе, но если она сама назвалась Марго, то её нужно называть ровно так, отныне никакой Риты.

Уменьшительно-ласкательные формы

Я стараюсь никогда не использовать уменьшительные сокращения имен: Андрюша, Танюша, Игорюша, Олежа, Ириша. Особенно, когда Игорюша старше тебя вдвое, а Андрюша ростом два ноль пять.

Знаю людей, которые за Дюшу сразу хотели дать в бубен.

Панибратские формы

Я стараюсь никогда не использовать панибратские формы имён для малознакомых людей и коллег: Димон, Никитос, Игорян, Михан, Мишган, Диса (это Денис, кто не знает), Настюха, Катюха.

Да даже Илюхой я позволяю себе называть ровно одного Илюху — брата.

P. S. Зачем я пишу этот пост, ведь Ильяхов написал про это главу в книге Новые правила деловой переписки? Не все мои читатели читали книгу, да и сам Максим разрешил повторяться.

Зачем писать в начале письма +mozornin и прочие заклинания

Этот пост актуален для тех, кто работает в больших компаниях (100+ человек) и у кого много длинной переписки в почте. Если коллег у вас двое-трое, то пост вряд ли будет полезным.

В чем проблема

Революция слака до меня ещё не дошла, у меня всё ещё много рабочей почты, — на работе это основной способ коммуникации.

В компаниях часто возникает особый жанр — почтовый тред. В почтовом треде есть особенность — каждый участник норовит кого-нибудь туда добавить: разработчика, дизайнера, технического писателя. И вообще каждый из участников в случае чего норовит добавить своего линейного руководителя (извини, ничего личного, просто на всякий случай).

Понять кто когда кого добавил — невозможно

Возникают вечные вопросы:

• А Вася тут есть? О, есть, — отлично, а давно? Кто и когда его добавил?
• Алярм! В переписке представитель клиента, сколько он уже с нами? Какой баклан его добавил?
• Так, а почему Алена не отвечает? Как её нет? Куда она пропала, была же?

Решение

Кто-то в Яндексе придумал для этой проблемы решение, которое почему-то не прижилось вне Яндекса.

Решение: писать +mozornin, если добавляем его к переписке, и −mozornin, если убираем

Это добавление полезно всем:

• участникам — строка +mozornin явно говорит: изменился список участников, будьте внимательны
• добавляемому — в этот момент ему расскажут, что от него хотят

Правило простое и очевидное, вот как его применять:

Еще момент добавления человека через плюс лучше всего подходит, чтобы объяснить ему, что происходит. Уверен, не я один ненавижу, когда добавляют в тред из 20 писем без комментария.

Предлагаю всем, кому показалось полезно, начать применять прием

Прав тот, кто скажет, что этому давно пора научиться почтовым программам, что это их работа. Но пока они не умеют, люди вынужденно делают их работу.

Upd: Игорь в комментариях справедливо напомнил, что Джимейл это умеет. Вот как выглядит:

Зал славы

Предлагаю записать те компании, кто молодец и пишет так:

1. Яндекс

Если вы в компании, студии или бюро используете, напишите любым удобным способом, я вас добавлю.

TL;DR: Используйте в почте минимум форматирования, оно всё сломается

О чем речь

Речь идет про компании, в которых много переписки в почте. Некоторые люди привыкают к ворду и пишут такие же сложные по форматированию письма: вставляют в тело письма картинки, используют многоуровневые нумерованные списки и многоуровневое цитирование.

Особый шик — со словами «ответил по месту» навставлять в разные места исходного письма своих комментариев, раскрасив их каким-то цветом. Другой человек со словами «тоже ответил по месту» добавит к каждому покрашенному тексту свой, и расставит своих комментариев ещё где-то. На третьем человеке письмо превращается в новогоднюю елку.

Пока все адресаты используют один и тот же почтовый клиент, проблемы обычно нет. Но рано или поздно менеджеры подключают в переписку дизайнера на маке и разработчика на линуксе.

— Бдыщь!

В этот момент всё форматирование теряется. Никто не понимает почему в соседних абзацах противоположные мысли (сломался «ответ по месту»). Никто не может найти пункт 7.2, — в письме нет ни одной цифры (пропал нумерованный список).

Почему так происходит

Все это происходит из-за разных почтовых программ. Даже если упростить всё до ситуации, что письма отправляются только внутри одной компании, у которой почтовый сервер Microsoft Exchange и на всех компьютерах с Microsoft Windows установлен Microsoft Outlook, то будет как-то так:

Это я написал только почтовые программы, которыми сами хотя бы раз пользовался. Представьте, как на самом деле?

Ещё стоит учитывать, что Outlook для виндоуза, мака, браузера, андроида и айфона — это пять разных программ, которые показывают письма по-своему.

Что делать

Предполагайте, что в вашем письме сломается всё форматирование. Пишите письмо так, чтобы оно осталось понятным, даже когда от него остался только неформатированный текст.

Вот шпаргалка:

Вот ещё Илью Бирмана почитайте: Вёрстка неформатированного текста

Коротко: не посылайте ссылок без комментариев

Не знаю как у вас, но у меня дофига чатов по работе (да и не только по работе). И вот такое вот очень раздражает:

Проблема здесь в том, что к ссылке нет никакого комментария. В ссылке без комментария есть несколько проблем.

Проблема 1: непонятно, что по ссылке

По урлу не всегда понятно, что там. Хорошо, если урлы говорящие и можно хотя бы примерно понять, что там:

Проблема 2: ссылка без комментария часто опасна

Ссылка без комментария может быть ещё и опасной. Когда уводят пароль от скайпа или другого мессенджера, боты шлют обычно только ссылки, без комментария.

Перед тем как нажать на ссылку без комментария (особенно но сокращённую) я свяжусь с человеком и уточню, он ли это послал. Если бы был комментарий, этим заниматься бы не пришлось.

Чтобы собеседники не думали, что вас взломали, добавляйте комментарий.

Проблема 3: непонятно, зачем это смотреть

Даже если человек ткнет в ссылку, неясно, что хотел сказать автор. Вот, например, как меняется ссылка в зависимости от комментария.

mikeozornin.ru/blog/all/share-and-shame

• Ребята, прочитайте, пожалуйста. С понедельника за неправильные ссылки начисляется −5 баллов в карму.
• Игорян, смотри. Вот ведь бывают зануды, лучше бы делом занялись.
• Помнишь, я тебе говорил про говношаринг? Вот что я имел ввиду.
• FYI: Я пост даже не читал, но там что-то про этикет, вдруг тебе в подборку подойдет.

artlebedev.ru/laws-of-the-future

• Зацени какая красота.
• И это называют дизайном. Да я так тоже за сто тысяч смогу.
• Смотри, брутализм может выглядеть не уродски. Давай попробуем вернуться в проекте ХХХ к варианту с брутализмом?
• Посмотри на проект внимательно, с виду полное отсутствие дизайна, а на самом деле со всеми дизайн-правилами все хорошо.
• Изучи, пожалуйста, проект, разбери на запчасти и примеры, примеры микроверстки сохрани на общую доску пинтереста.

Проблема 4: шарят, не читая

Часто к ссылке без комментария добавляется то, что посылающий ссылку статью не читал. В итоге получается такой диалог:
— ux.pub/podborka-sketch-plaginov-dlya-navedeniya-poryadka-v-vashem-dizajne/
— О, какие посоветуешь оттуда?
— Не знаю, я не смотрел
— ¯\_(ツ)_/¯

Чтобы такого не было, всегда нужно явно писать, если ссылку не читал.

На что ещё обратить внимание

Если не знаете, что написать в комментарии, то так и напишите: «Я детально не вчитывался, но мне показалось, что тебе может быть интересно».

Если даете ссылку на чей-то блог или блог компании, лучше написать, почему стоит их слушать. Хотя бы одно предложение. Этот кто-то или компания могут быть известны вам, но не известны за пределами вашей дизайнерской, редакторской, программистской или другой тусовочки.

Саму ссылку и комментарий лучше послать двумя разными сообщениями. Вашему собеседнику так будет удобней скопировать ссылку. Из отдельного сообщения её получить обычно проще, чем вырезать из сообщения.

Причем речь не просто про канал (спросили в почте, ответил в почту), но и про способ (ответить на письмо, а не написать новое письмо).

Написать новое письмо вместо ответа — сделать неудобно собеседнику:

• собеседнику придется потратить больше времени на погружение, ведь истории не будет перед глазами;
• переписка порвется, человеку позже будет сложней искать письма;
• если у собеседника стоит флажок на старое письмо (чтобы не забыть), новое письмо останется без флажка.

Про чаты у меня есть ещё пунктик: зареплаили — отвечу реплаем, заменшенили меня — меншеню в ответ, если написали просто так, то и я отвечу просто сообщением.

Шпаргалка:

Бывает так, что иногда удобней отцепить обсуждение отдельно от общей ленты. Так можно. В этом случае нужно объяснить участникам новой ветки, почему обсуждение отдельно, обсудить, а итоговый результат кинуть в общий чат или тред.

Иконки на обложке из набора 365 Сергея Чикина. Очень удобно: взял иконку, написал текст и обложка готова.

Что у тебя с загрузкой на этой неделе?
Во сколько завтра будешь в офисе?
Какие планы на вечер пятницы?

Лично я, когда слышу подобные вопросы, думаю о единственно правильном ответе на такие вопросы:

Не твоё дело!

К сожалению, этот ответ откровенно хамский. Лично мне, вроде бы, удается последнее время не хамить и не сваливаться в нравоучения каждый раз. Но если задавать вопросы корректно, всем будет спокойней.

Все дело в том, что эти невинные с виду вопросы нарушают границы другого человека. Это его дело, во сколько ему быть в офисе (если вы с ним не договорились) и что он делает в пятницу после работы.

Скорей всего, собеседник поймет, что вы имели ввиду. Скорей всего, собеседница не подумает, что вы специально лезете в её личную жизнь. Но им обоим все равно может быть некомфортно, а после вопроса останется неприятный осадок. И конечно, вам об этом никто не скажет.

Обычно такие вопросы очень легко переделать так, чтобы сохранить границы не тронутыми:

Мне помогают вот такие простые правила:

После соблюдения границ останутся уважение, право на нет и другие вещи. Об этом как-нибудь потом.

Заодно прочитайте пост Жени Арутюнова как быть нормальным.

Тот, кто прислал вам эту ссылку, считает, у вас трудности с этикетом. На этой странице тест, который поможет узнать в чем у вас проблемы.

Как отвечать на тест

В вопросах может быть несколько правильных ответов.

Смотрите на каждый ответ отдельно, задавайте себе вопрос «Норм или не норм?». Если норм — отмечайте галочку, даже если рядом есть другой правильный ответ или даже более правильный ответ.