5 заметок с тегом

деловая переписка

И в пнг тоже

Присылайте вместе с исходником файла его превью в виде картинки или пдф-файла.

Аналитики рисуют схемы в Visio и собирают майндмэпы в Mindjet’е, проектный менеджер ведет диаграмму Ганта в MS Project, дизайнеры делают макеты в Скетче. У каждого своя программа.

Смотреть исходник обычно удобней: в майндмэпе можно сворачивать узлы, в Ганте поменять масштаб или попереключаться между разными представлениями, в Скетче можно глянуть несколько артбордов за раз.

Но если послать письмом или выложить в вики только исходник Visio, Mindjet’а или Скетча, то адресату будет неудобно:

  • Нужно будет ставить нужную программу нужной версии. А если она платная, то купить её. Это если она вообще есть под мак, винду, или линукс, который стоит у вашего адресата.
  • Посмотреть с телефона или планшета скорее всего не получится.

Чтобы у моих адресатов не было таких проблем, кроме исходника я добавляю картинку, пдф или другой файл, который точно везде открывается.

Добавляю картинку или пдф-файл

Что Чем лучше продублировать
Картинки в распространенных форматах: png, jpg, jpeg, gif
Картинки в редких форматах: webp, heif Продублировать в png или jpg
Документы pdf, rtf Шлите так, обычно есть чем открыть
Распространенные офисные форматы: Word, Excel, Powerpoint Часто ок, но лучше продублировать в pdf
Редкие офисные форматы: Visio, Project Дублировать в pdf или png
Все виды схем и майпдмэпов: Mindjet, Freemind, yEd, Omnigraffle Дублировать в pdf или png
Все дизайнерские форматы: Sketch, Photoshop, Illustrator, Affinity Дублировать в pdf или png

Позаботьтесь об удобстве собеседника. Именно забота, а не всякие «looking forward to your reply» — основа всякой этой самой переписки.

 2 комментария    51   23 дн   деловая переписка   забота
Подписаться на блог…

Показывать изменения адресатов в переписке

Зачем писать в начале письма +mozornin и прочие заклинания

Этот пост актуален для тех, кто работает в больших компаниях (100+ человек) и у кого много длинной переписки в почте. Если коллег у вас двое-трое, то пост вряд ли будет полезным.

В чем проблема

Революция слака до меня ещё не дошла, у меня всё ещё много рабочей почты, — на работе это основной способ коммуникации.

В компаниях часто возникает особый жанр — почтовый тред. В почтовом треде есть особенность — каждый участник норовит кого-нибудь туда добавить: разработчика, дизайнера, технического писателя. И вообще каждый из участников в случае чего норовит добавить своего линейного руководителя (извини, ничего личного, просто на всякий случай).

Понять кто когда кого добавил — невозможно

Возникают вечные вопросы:

  • А Вася тут есть? О, есть, — отлично, а давно? Кто и когда его добавил?
  • Алярм! В переписке представитель клиента, сколько он уже с нами? Какой баклан его добавил?
  • Так, а почему Алена не отвечает? Как её нет? Куда она пропала, была же?

Решение

Кто-то в Яндексе придумал для этой проблемы решение, которое почему-то не прижилось вне Яндекса.

Решение: писать +mozornin, если добавляем его к переписке, и −mozornin, если убираем

Это добавление полезно всем:

  • участникам — строка +mozornin явно говорит: изменился список участников, будьте внимательны
  • добавляемому — в этот момент ему расскажут, что от него хотят

Правило простое и очевидное, вот как его применять:

Что написано Как читать
+mozornin Добавил Мишу Озорнина
−mozornin Убрал Мишу Озорнина
+ui.all@ Добавил в анонс всех фронтендеров
−ui.all@
+ui.react@
Пожалуйста, не пишите всем фронтендерам, пишите только реакт-разработчикам
−все Я убрал всех остальных, вопрос лично тебе
Пожалуйста, −mozornin Уберите меня из переписки, пожалуйста. Чтобы вам не искать, я — mozornin

Еще момент добавления человека через плюс лучше всего подходит, чтобы объяснить ему, что происходит. Уверен, не я один ненавижу, когда добавляют в тред из 20 писем без комментария.

Потянет Отлично
+mozornin +mozornin
Добавил Мишу Озорнина, он занимается всеми вопросами правильности цветовых градиентов
−mozornin −mozornin, +kkonstantinopolsky
Вопросами правильности цветовых градиентов сейчас занимается не Миша, а Костя
+ui.all@ +ui.all@
Есть вопрос про багу в поведении формы, может кто сталкивался?

Продублировать суть письма
−ui.all@
+ui.react@
−ui.all@
+ui.react@
Убираю всех лишних, вопрос только про реакт
−все −все
А подскажи, насколько сложно будет сделать описанное поведение?

Предлагаю всем, кому показалось полезно, начать применять прием

Прав тот, кто скажет, что этому давно пора научиться почтовым программам, что это их работа. Но пока они не умеют, люди вынужденно делают их работу.

Upd: Игорь в комментариях справедливо напомнил, что Джимейл это умеет. Вот как выглядит:

Зал славы

Предлагаю записать те компании, кто молодец и пишет так:

  1. Яндекс

Если вы в компании, студии или бюро используете, напишите любым удобным способом, я вас добавлю.

 3 комментария    53   1 мес   деловая переписка   этикет
Подписаться на блог…

В вашем письме сломается всё форматирование

TL;DR: Используйте в почте минимум форматирования, оно всё сломается

О чем речь

Речь идет про компании, в которых много переписки в почте. Некоторые люди привыкают к ворду и пишут такие же сложные по форматированию письма: вставляют в тело письма картинки, используют многоуровневые нумерованные списки и многоуровневое цитирование.

Особый шик — со словами «ответил по месту» навставлять в разные места исходного письма своих комментариев, раскрасив их каким-то цветом. Другой человек со словами «тоже ответил по месту» добавит к каждому покрашенному тексту свой, и расставит своих комментариев ещё где-то. На третьем человеке письмо превращается в новогоднюю елку.

Пока все адресаты используют один и тот же почтовый клиент, проблемы обычно нет. Но рано или поздно менеджеры подключают в переписку дизайнера на маке и разработчика на линуксе.

— Бдыщь!

В этот момент всё форматирование теряется. Никто не понимает почему в соседних абзацах противоположные мысли (сломался «ответ по месту»). Никто не может найти пункт 7.2, — в письме нет ни одной цифры (пропал нумерованный список).

Почему так происходит

Все это происходит из-за разных почтовых программ. Даже если упростить всё до ситуации, что письма отправляются только внутри одной компании, у которой почтовый сервер Microsoft Exchange и на всех компьютерах с Microsoft Windows установлен Microsoft Outlook, то будет как-то так:

  Ожидания того, кто писал письмо Реальность
Дизайнеры Outlook для виндоуза Mail.app, Spark, Airmail, Outlook для macOS, Postbox
Разработчики на линуксе Outlook для виндоуза Thunderbird, Evolution, KMail
Разработчики на виндоузе Outlook для виндоуза Outlook, Thunderbird
Люди с телефоном и планшетом Outlook для виндоуза Mail.app, Gmail, Outlook для айфона, Outlook для андроида, Nine, Inbox, Airmail, Spark, десять разных стандартных приложений андроида
Все подряд Outlook для виндоуза Веб-версия Outlook

Это я написал только почтовые программы, которыми сами хотя бы раз пользовался. Представьте, как на самом деле?

Ещё стоит учитывать, что Outlook для виндоуза, мака, браузера, андроида и айфона — это пять разных программ, которые показывают письма по-своему.

Что делать

Предполагайте, что в вашем письме сломается всё форматирование. Пишите письмо так, чтобы оно осталось понятным, даже когда от него остался только неформатированный текст.

Вот шпаргалка:

Хочу Лучше
Вставить нумерованный список из 5 пунктов Вставить цифры текстом, без списка
Вставить маркированный список из 5 пунктов Вставить тире текстом, без списка
Вставить нумерованный список из 25 элементов на пяти уровнях, в одном из пунктов — таблица Скорей всего вы пишете не письмо, а спецификацию. Ей не место в письме, — перенести документ в вики, гугл.докс или куда-то ещё.
Вставить 25 скриншотов с замечаниями Выложить картинки куда-нибудь, а в письмо вставить ссылки
Вставить 25 скриншотов с замечаниями Выложить картинки и комментарии в вики или гугл.докс
Выделить текст красным, синим, жирным или курсивом Написать письмо так, чтобы от пропавшего выделения не изменился смысл письма
Ответить по месту на комментарии Васи Ответить цитированием, а не цветным текстом
Ответить по месту на комментарии Васи Перенести дискуссию из писем в более подходящее место
Ответить по месту на комментарии Васи, которые он написал в ответ на комментарии Алёны, которые Алёна написала к письму Вани Созвониться и обсудить

Вот ещё Илью Бирмана почитайте: Вёрстка неформатированного текста

TL;DR

  1. Форматирование обязательно у кого-то сломается
  2. Чем меньше форматирования в письме, тем надежнее
  3. Если письмо получается слишком сложным, а комментариев слишком много — перенесите его в вики, гугл.докс или трекер
 2 комментария    46   1 мес   деловая переписка   эл. почта   этикет
Подписаться на блог…

Как шарить ссылки

Коротко: не посылайте ссылок без комментариев

Не знаю как у вас, но у меня дофига чатов по работе (да и не только по работе). И вот такое вот очень раздражает:

Проблема здесь в том, что к ссылке нет никакого комментария. В ссылке без комментария есть несколько проблем.

Проблема 1: непонятно, что по ссылке

По урлу не всегда понятно, что там. Хорошо, если урлы говорящие и можно хотя бы примерно понять, что там:

mikeozornin.ru/blog/all/share-and-shame Какой-то пост в этом блоге
bureau.ru/soviet/20190330 Какой-то бюрошный совет
pass.rzd.ru/static/public/ru?STRUCTURE_ID=5167 Что-то на сайте РЖД
ow.ly/al2h50osrwP Что-то в интернете

Проблема 2: ссылка без комментария часто опасна

Ссылка без комментария может быть ещё и опасной. Когда уводят пароль от скайпа или другого мессенджера, боты шлют обычно только ссылки, без комментария.

Перед тем как нажать на ссылку без комментария (особенно но сокращённую) я свяжусь с человеком и уточню, он ли это послал. Если бы был комментарий, этим заниматься бы не пришлось.

Чтобы собеседники не думали, что вас взломали, добавляйте комментарий.

Проблема 3: непонятно, зачем это смотреть

Даже если человек ткнет в ссылку, неясно, что хотел сказать автор. Вот, например, как меняется ссылка в зависимости от комментария.

mikeozornin.ru/blog/all/share-and-shame

  • Ребята, прочитайте, пожалуйста. С понедельника за неправильные ссылки начисляется −5 баллов в карму.
  • Игорян, смотри. Вот ведь бывают зануды, лучше бы делом занялись.
  • Помнишь, я тебе говорил про говношаринг? Вот что я имел ввиду.
  • FYI: Я пост даже не читал, но там что-то про этикет, вдруг тебе в подборку подойдет.

artlebedev.ru/laws-of-the-future

  • Зацени какая красота.
  • И это называют дизайном. Да я так тоже за сто тысяч смогу.
  • Смотри, брутализм может выглядеть не уродски. Давай попробуем вернуться в проекте ХХХ к варианту с брутализмом?
  • Посмотри на проект внимательно, с виду полное отсутствие дизайна, а на самом деле со всеми дизайн-правилами все хорошо.
  • Изучи, пожалуйста, проект, разбери на запчасти и примеры, примеры микроверстки сохрани на общую доску пинтереста.

Проблема 4: шарят, не читая

Часто к ссылке без комментария добавляется то, что посылающий ссылку статью не читал. В итоге получается такой диалог:
— ux.pub/podborka-sketch-plaginov-dlya-navedeniya-poryadka-v-vashem-dizajne/
— О, какие посоветуешь оттуда?
— Не знаю, я не смотрел
— ¯\_(ツ)_/¯

Чтобы такого не было, всегда нужно явно писать, если ссылку не читал.

На что ещё обратить внимание

Если не знаете, что написать в комментарии, то так и напишите: «Я детально не вчитывался, но мне показалось, что тебе может быть интересно».

Если даете ссылку на чей-то блог или блог компании, лучше написать, почему стоит их слушать. Хотя бы одно предложение. Этот кто-то или компания могут быть известны вам, но не известны за пределами вашей дизайнерской, редакторской, программистской или другой тусовочки.

Саму ссылку и комментарий лучше послать двумя разными сообщениями. Вашему собеседнику так будет удобней скопировать ссылку. Из отдельного сообщения её получить обычно проще, чем вырезать из сообщения.

TL;DR

  1. Не шарить ссылки без комментария
  2. Явно указывать, если статью не читал
  3. Комментарий писать в отдельном сообщении
 4 комментария    46   1 мес   деловая переписка   этикет
Подписаться на блог…

Отвечать туда же — правило переписки

Главное правило деловой (и не только) переписки:
Отвечать туда, где спросили.

 

Причем речь не просто про канал (спросили в почте, ответил в почту), но и про способ (ответить на письмо, а не написать новое письмо).

Написать новое письмо вместо ответа — сделать неудобно собеседнику:

  • собеседнику придется потратить больше времени на погружение, ведь истории не будет перед глазами;
  • переписка порвется, человеку позже будет сложней искать письма;
  • если у собеседника стоит флажок на старое письмо (чтобы не забыть), новое письмо останется без флажка.

Про чаты у меня есть ещё пунктик: зареплаили — отвечу реплаем, заменшенили меня — меншеню в ответ, если написали просто так, то и я отвечу просто сообщением.

Шпаргалка:

Куда мне написали Куда мне надо ответить Куда мне не надо отвечать
Эл. письмо Ответ на эл. письмо Новое эл. письмо
Телеграм
Позвонить
Прийти лично
Общий чат в телеграме Ответить в чате просто так,
или через reply
Лично в телеграме
Письмо
Позвонить
Прийти лично
Лично в телеграме Ответить лично Письмо
Найти общий чат в телеграме и написать туда
Позвонить
Прийти лично
Комментарий в фейсбуке Ответить там же Написать в фейсбук-мессенджер
Найти адрес эл. почты и написать письмо

Бывает так, что иногда удобней отцепить обсуждение отдельно от общей ленты. Так можно. В этом случае нужно объяснить участникам новой ветки, почему обсуждение отдельно, обсудить, а итоговый результат кинуть в общий чат или тред.

Иконки на обложке из набора 365 Сергея Чикина. Очень удобно: взял иконку, написал текст и обложка готова.

 8 комментариев    12   5 мес   деловая переписка   этикет
Подписаться на блог…