В вашем письме сломается всё форматирование
TL;DR: Используйте в почте минимум форматирования, оно всё сломается
О чем речь
Речь идет про компании, в которых много переписки в почте. Некоторые люди привыкают к ворду и пишут такие же сложные по форматированию письма: вставляют в тело письма картинки, используют многоуровневые нумерованные списки и многоуровневое цитирование.
Особый шик — со словами «ответил по месту» навставлять в разные места исходного письма своих комментариев, раскрасив их каким-то цветом. Другой человек со словами «тоже ответил по месту» добавит к каждому покрашенному тексту свой, и расставит своих комментариев ещё где-то. На третьем человеке письмо превращается в новогоднюю елку.
Пока все адресаты используют один и тот же почтовый клиент, проблемы обычно нет. Но рано или поздно менеджеры подключают в переписку дизайнера на маке и разработчика на линуксе.
— Бдыщь!
В этот момент всё форматирование теряется. Никто не понимает почему в соседних абзацах противоположные мысли (сломался «ответ по месту»). Никто не может найти пункт 7.2, — в письме нет ни одной цифры (пропал нумерованный список).
Почему так происходит
Все это происходит из-за разных почтовых программ. Даже если упростить всё до ситуации, что письма отправляются только внутри одной компании, у которой почтовый сервер Microsoft Exchange и на всех компьютерах с Microsoft Windows установлен Microsoft Outlook, то будет как-то так:
| Ожидания того, кто писал письмо | Реальность | |
| Дизайнеры | Outlook для виндоуза | Mail.app, Spark, Airmail, Outlook для macOS, Postbox |
| Разработчики на линуксе | Outlook для виндоуза | Thunderbird, Evolution, KMail |
| Разработчики на виндоузе | Outlook для виндоуза | Outlook, Thunderbird |
| Люди с телефоном и планшетом | Outlook для виндоуза | Mail.app, Gmail, Outlook для айфона, Outlook для андроида, Nine, Inbox, Airmail, Spark, десять разных стандартных приложений андроида |
| Все подряд | Outlook для виндоуза | Веб-версия Outlook |
Это я написал только почтовые программы, которыми сами хотя бы раз пользовался. Представьте, как на самом деле?
Ещё стоит учитывать, что Outlook для виндоуза, мака, браузера, андроида и айфона — это пять разных программ, которые показывают письма по-своему.
Что делать
Предполагайте, что в вашем письме сломается всё форматирование. Пишите письмо так, чтобы оно осталось понятным, даже когда от него остался только неформатированный текст.
Вот шпаргалка:
| Хочу | Лучше |
| Вставить нумерованный список из 5 пунктов | Вставить цифры текстом, без списка |
| Вставить маркированный список из 5 пунктов | Вставить тире текстом, без списка |
| Вставить нумерованный список из 25 элементов на пяти уровнях, в одном из пунктов — таблица | Скорей всего вы пишете не письмо, а спецификацию. Ей не место в письме, — перенести документ в вики, гугл.докс или куда-то ещё. |
| Вставить 25 скриншотов с замечаниями | Выложить картинки куда-нибудь, а в письмо вставить ссылки |
| Вставить 25 скриншотов с замечаниями | Выложить картинки и комментарии в вики или гугл.докс |
| Выделить текст красным, синим, жирным или курсивом | Написать письмо так, чтобы от пропавшего выделения не изменился смысл письма |
| Ответить по месту на комментарии Васи | Ответить цитированием, а не цветным текстом |
| Ответить по месту на комментарии Васи | Перенести дискуссию из писем в более подходящее место |
| Ответить по месту на комментарии Васи, которые он написал в ответ на комментарии Алёны, которые Алёна написала к письму Вани | Созвониться и обсудить |
Вот ещё Илью Бирмана почитайте: Вёрстка неформатированного текста
TL;DR
- Форматирование обязательно у кого-то сломается
- Чем меньше форматирования в письме, тем надежнее
- Если письмо получается слишком сложным, а комментариев слишком много — перенесите его в вики, гугл.докс или трекер
Давно уже придумат формат Markdown, который выглядит как текст (примерно как в рекомендациях «Лучше»), а с другой стороны приятно форматируется в приложениях его поддерживающих.
Как много почтовых клиентов поддерживают маркдаун?
Мало, но есть расширения для браузеров. Только в том то и дело что это не важно — текст все равно будет отображаться нормально, будет интуитивно понятно где список, цитата и другие элементы.