1 заметка с тегом

эл. почта

В вашем письме сломается всё форматирование

TL;DR: Используйте в почте минимум форматирования, оно всё сломается

О чем речь

Речь идет про компании, в которых много переписки в почте. Некоторые люди привыкают к ворду и пишут такие же сложные по форматированию письма: вставляют в тело письма картинки, используют многоуровневые нумерованные списки и многоуровневое цитирование.

Особый шик — со словами «ответил по месту» навставлять в разные места исходного письма своих комментариев, раскрасив их каким-то цветом. Другой человек со словами «тоже ответил по месту» добавит к каждому покрашенному тексту свой, и расставит своих комментариев ещё где-то. На третьем человеке письмо превращается в новогоднюю елку.

Пока все адресаты используют один и тот же почтовый клиент, проблемы обычно нет. Но рано или поздно менеджеры подключают в переписку дизайнера на маке и разработчика на линуксе.

— Бдыщь!

В этот момент всё форматирование теряется. Никто не понимает почему в соседних абзацах противоположные мысли (сломался «ответ по месту»). Никто не может найти пункт 7.2, — в письме нет ни одной цифры (пропал нумерованный список).

Почему так происходит

Все это происходит из-за разных почтовых программ. Даже если упростить всё до ситуации, что письма отправляются только внутри одной компании, у которой почтовый сервер Microsoft Exchange и на всех компьютерах с Microsoft Windows установлен Microsoft Outlook, то будет как-то так:

  Ожидания того, кто писал письмо Реальность
Дизайнеры Outlook для виндоуза Mail.app, Spark, Airmail, Outlook для macOS, Postbox
Разработчики на линуксе Outlook для виндоуза Thunderbird, Evolution, KMail
Разработчики на виндоузе Outlook для виндоуза Outlook, Thunderbird
Люди с телефоном и планшетом Outlook для виндоуза Mail.app, Gmail, Outlook для айфона, Outlook для андроида, Nine, Inbox, Airmail, Spark, десять разных стандартных приложений андроида
Все подряд Outlook для виндоуза Веб-версия Outlook

Это я написал только почтовые программы, которыми сами хотя бы раз пользовался. Представьте, как на самом деле?

Ещё стоит учитывать, что Outlook для виндоуза, мака, браузера, андроида и айфона — это пять разных программ, которые показывают письма по-своему.

Что делать

Предполагайте, что в вашем письме сломается всё форматирование. Пишите письмо так, чтобы оно осталось понятным, даже когда от него остался только неформатированный текст.

Вот шпаргалка:

Хочу Лучше
Вставить нумерованный список из 5 пунктов Вставить цифры текстом, без списка
Вставить маркированный список из 5 пунктов Вставить тире текстом, без списка
Вставить нумерованный список из 25 элементов на пяти уровнях, в одном из пунктов — таблица Скорей всего вы пишете не письмо, а спецификацию. Ей не место в письме, — перенести документ в вики, гугл.докс или куда-то ещё.
Вставить 25 скриншотов с замечаниями Выложить картинки куда-нибудь, а в письмо вставить ссылки
Вставить 25 скриншотов с замечаниями Выложить картинки и комментарии в вики или гугл.докс
Выделить текст красным, синим, жирным или курсивом Написать письмо так, чтобы от пропавшего выделения не изменился смысл письма
Ответить по месту на комментарии Васи Ответить цитированием, а не цветным текстом
Ответить по месту на комментарии Васи Перенести дискуссию из писем в более подходящее место
Ответить по месту на комментарии Васи, которые он написал в ответ на комментарии Алёны, которые Алёна написала к письму Вани Созвониться и обсудить

Вот ещё Илью Бирмана почитайте: Вёрстка неформатированного текста

TL;DR

  1. Форматирование обязательно у кого-то сломается
  2. Чем меньше форматирования в письме, тем надежнее
  3. Если письмо получается слишком сложным, а комментариев слишком много — перенесите его в вики, гугл.докс или трекер
8 апреля   деловая переписка   эл. почта   этикет
Подписаться на блог…