В письме уже есть всё нужное

Частенько я получаю письма, для ответа на которые нужно что-то вспоминать, искать, смотреть в прошлых письмах, чатах или вики. Отвечать на них не хочется, всегда невольно тяну до последнего.

Рассказываю о принципе, помогающем написать письмо, на которое легко и приятно отвечать.

Принцип звучит так:

В письме уже есть всё нужное

В любом письме всегда должно быть всё, что может понадобиться адресату: ссылки, документы, напоминания, история вопроса. Представьте, что у него перед глазами есть только письмо, нет архива переписки, истории чата, доступа в вики, ноушену или гугл-доксу. Будет ли ему удобно ответить на вопрос или принять решение? Сможет он вообще ответить на письмо?

Приведу несколько примеров из жизни. Я убрал из них реальные имена (кроме своего), задачи, комментарии и ссылки.

Напомнить о долге

Реальное письмо Правильное письмо
Миша, привет!
говорят у тебя должок по ACL )
Миша, привет!
Нам для завершения работ по ACL не хватает следующего:
1. …
2. …
3. …
Когда сможешь?

Моя реакция была примерно такая: ну офигеть, «говорят», кто говорит? Какие долги, где вообще что искать? Ок, пойду спрошу Лену, она отправит к Васе, Вася — к Насте, Настя к Леше. Если потрачу целый день, то узнаю.

Внес исправления, нужно попросить посмотреть снова

Реальное письмо Правильное письмо
Там в уведомлениях много твоих комментов, которые вроде закрыты. Посмотри, пожалуйста. Там в уведомлениях много твоих комментов, которые вроде закрыты. Посмотри, пожалуйста.
http://…

Да, не хватало только ссылки, все остальное в сообщении было ок. Напоминать замечания в письме было не обязательно, они все были комментариями к документу.

Создать встречу

Реальное описание встречи Правильное описание встречи
Давайте обсудим …. Письмом кину ссылки. Вставить все ссылки в тело встречи.

Во время встречи адресат откроет заметки ко встрече, увидит там «Письмом кину ссылки» и будет мучительно искать это письмо где-то в архиве.

Сообщить об том, что изменения в макеты внесены

Реальное письмо Правильное письмо
Я обновил макеты как мы хотели. Я обновил макеты редактирования задачи, которые мы обсуждали в пятницу
Экран … больше не нужен, я его перечеркнул и оставил его, вдруг на него были ссылки.

Вместо него экран …. На нем:
1. …
2. …
3. …

Текст весь вычитан, можно брать в работу.

Добавить кого-то в переписку

Реальное письмо Правильное письмо
+Миша
Считаю, что тут без UXеров нечего обсуждать.
+Миша
Миша, мы пытаемся решить …, есть такие варианты:
1. …
2. …
3. …

Что думаешь про …?

Самые эпичные примеры обычно именно с добавлением в переписку. Человека добавляются в тред из 20 писем, он видит эту огромную переписку, непонятно, что читать, а что нет, непонятно, что спрашивают, непонятно когда. В итоге он просто хочет под одеялко.

Вместо заключения

Да, писать так муторно.
Да, писать так долго.
Да, если адресату нужно что-то от меня, он все это найдет сам.

На самом деле, писать так в ваших же интересах: сделайте адресату удобно и он быстро ответит на ваше письмо. Другие письма проигнорирует, потому что они плохие, а на ваше ответит первым, потому что легко.

Ссылки по теме

Поделиться
Отправить
Запинить
Подписаться на блог…
Популярное